Teletrabajo: ¿Cómo triunfar con un equipo que no está?

Cada vez son más frecuentes las empresas que confían en el teletrabajo. De hecho, en España, el 70% de los profesionales teletrabajan, al menos, un día a la semana.  Esta modalidad no solo ofrece ventajas para el trabajador. Para las empresas, puede suponer un gran ahorro económico y de tiempo, además de una mejora de la productividad, al contar con un equipo más motivado.

Sin embargo, para contar con un equipo productivo y eficiente (a pesar de la distancia) necesitamos herramientas que nos ayuden a mantener a todos sus miembros alineados y con todo lo que necesitan para llevar a cabo su trabajo diario, ya se encuentren en casa o en la oficina. Ahora es imposible preguntar a un compañero en qué carpeta se encuentra la última presentación corporativa, o que te expliquen cuál es la diferencia entre la versión “final” de un archivo, y la versión “final_revisada_estasíquesíeslabuena”.

¿Cómo organizar el conocimiento corporativo?

La gestión de la documentación y conocimiento corporativo ha seguido un enfoque tradicional durante años, basándose en eternas rutas de carpetas de documentos a las que solo se puede acceder desde un ordenador anclado en la oficina. Sin embargo, la transformación digital y los nuevos digital workers han provocado que las empresas tengan que adaptarse a nuevos modelos más digitales, usables y, sobre todo, atractivos.

Ya no se trata de mantener un repositorio de archivos (actualizados, con un poco de suerte), sino que se requiere un sistema que permita la creación, difusión, revisión y actualización de la documentación, de forma más ágil y autónoma. Por ese motivo, cuando nos planteamos organizar toda la documentación corporativa, tenemos que cumplir con una serie de requerimientos o características, sí o sí.

  • Siempre disponible

Pero no nos referimos a que tus empleados encuentren todos los archivos y documentos en una intrincada ruta de carpetas. Hablamos de disponibilidad TO-TAL, incluso fuera de la oficina. Además, ¿recuerdas esos horribles momentos en los que internet deja de funcionar y tu empresa vuelve a trabajar como en la prehistoria hace unos años? Ahora el reto no está en encontrarlo todo online, sino tener acceso, ¡incluso offline! Confía en herramientas que te permitan acceder a toda la información, hasta cuando estás sin cobertura.

  • Siempre disponible (extended version)

Vamos aún más allá. Hablamos de cobertura y eso solo puede significar una cosa: mobile. Si tus empleados están más pendientes de la pantalla del móvil que de su propia familia, ¿por qué no trasladar toda tu empresa a donde, seguro, van a estar mirando? Gracias a las nuevas tecnologías, ahora es posible contar con una app corporativa, en la que incluir y gestionar todo el conocimiento y documentación de tu empresa.

  • Organizada y estructurada

Además de siempre disponible, la documentación de tu empresa debe ser fácilmente localizable y estar organizada, haciendo posible encontrar de forma mucho más ágil cualquier archivo o documento. Además, debes de ser capaz de limitar su visualización a determinados equipos de trabajo, departamentos o áreas geográficas; no solo para obtener el control absoluto de la información, también para ofrecer a cada colaborador lo que necesita a cada momento.

  • Medible

No basta con dar a tus empleados un acceso ágil y sencillo a todo el conocimiento corporativo, tienes que asegurarte de que han revisado aquellos documentos indispensables. ¿Cómo? ¿Mandando 20 mails a cada uno preguntando? No. Ahora existen herramientas que te permiten hacer seguimiento. Así, por fin sabrás si ha sido consultada y, sobre todo, si no lo ha sido… 😏

  • Social

¿De qué sirve una presentación comercial poco efectiva o un documento que nadie entiende? Utiliza las nuevas tecnologías y herramientas para que tus empleados puedan valorar y comentar cualquier tipo de contenido. Así, obtendrás el feedback inmediato de tu equipo y descubre qué documentos son los más útiles, los más visitados, los favoritos o los mejor valorados.

Bonus track, solo para las mejores empresas

  • Colaborativa

Entiende el conocimiento corporativo como algo vivo, en el que tus trabajadores tienen mucho que aportar. Implícalos en la creación de conocimiento y actualización de la documentación e, incluso, permite que compartan documentos desde otras plataformas.

Todo esto suena bien, pero… ¿cómo lo consigo? ¿Has pensado en crear tu propia app de conocimiento y documentación? Toda la información que tu equipo necesita en cualquier momento, lugar, y a un solo clic.

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